Uno studio dentistico non può emettere fattura elettronica tramite SdI per le prestazioni sanitarie rese ai pazienti privati: il divieto, nato come misura temporanea, è stato reso permanente dal D.Lgs. 81/2025. La fattura al paziente si emette quindi in formato cartaceo o elettronico fuori dal Sistema di Interscambio, e i suoi dati vanno trasmessi al Sistema Tessera Sanitaria entro il 31 gennaio dell’anno successivo al pagamento. La fattura elettronica resta invece la regola per tutto il resto: fatture verso aziende, verso la Pubblica Amministrazione e fatture ricevute dai fornitori. In questa guida mettiamo in ordine i due adempimenti, le scadenze, gli errori più frequenti e le sanzioni.
In breve
- Le prestazioni odontoiatriche rese a persone fisiche si documentano fuori dallo SdI: il divieto di fattura elettronica è permanente e non dipende dall’opposizione del paziente.
- Verso imprese e professionisti si usa la normale fattura elettronica via SdI; verso la Pubblica Amministrazione il formato FatturaPA.
- I dati delle spese sanitarie vanno inviati al Sistema TS con cadenza annuale, entro il 31 gennaio dell’anno successivo al pagamento, seguendo il criterio di cassa.
- Ogni documento omesso, tardivo o errato costa 100 euro di sanzione, fino a 50.000 euro, con riduzioni se si corregge in tempo.
- Ricevute, codici di scarto e operazioni di variazione o cancellazione sono gli strumenti per tenere i dati sotto controllo.
Indice
- La fattura al paziente: perché non passa dallo SdI
- Quando lo studio usa comunque la fattura elettronica
- Fattura e Sistema Tessera Sanitaria: due adempimenti separati
- Cosa trasmettere al Sistema TS e quando
- Come inviare i dati: le tre strade
- Ricevute, scarti e correzioni
- Sanzioni per invii omessi, tardivi o errati
- Una procedura di studio che regge tutto l’anno
- Il nostro punto di vista
- Odontia.cloud: lo studio dentistico in un unico gestionale
- Domande frequenti
- Fonti
La fattura al paziente: perché non passa dallo SdI
Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica è diventata la regola generale per le operazioni sia verso imprese (B2B) sia verso consumatori finali (B2C), come spiega la guida dell’Agenzia delle Entrate sulla fattura elettronica. Per i professionisti sanitari, però, il legislatore ha previsto fin dall’inizio un’eccezione legata alla tutela dei dati sanitari dei pazienti.
Quell’eccezione è stata prorogata più volte, anno dopo anno. Con il D.Lgs. 12 giugno 2025, n. 81, il correttivo alla riforma fiscale, il divieto di fattura elettronica per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche è diventato definitivo a partire dal 2026. Non ci sono più proroghe da attendere: per uno studio odontoiatrico è una regola stabile su cui costruire i propri processi.
In concreto, per diagnosi, cure e riabilitazione rese direttamente a un paziente privato, lo studio emette:
- una fattura cartacea, consegnata al paziente;
- oppure un documento elettronico extra-SdI, per esempio un PDF inviato via email, che non transita dal Sistema di Interscambio.
Secondo le ricostruzioni più recenti, il perimetro del divieto è collegato alle prestazioni esenti IVA rese da professionisti sanitari ai sensi dell’art. 10, comma 1, n. 18 del DPR 633/1972, e riguarda anche chi documenta una prestazione sanitaria a una persona fisica pur non essendo tenuto all’invio al Sistema TS.
Un punto genera spesso confusione: il divieto non dipende dalla scelta del paziente di opporsi alla trasmissione dei dati al Sistema TS. Anche quando il paziente esercita l’opposizione, la fattura della prestazione sanitaria non può comunque essere inviata tramite SdI. Sono due piani distinti, come vedremo tra poco.
Quando lo studio usa comunque la fattura elettronica
Il divieto riguarda solo una parte dell’attività. Uno studio dentistico è un’impresa con clienti, fornitori e talvolta rapporti con enti pubblici, e su questi fronti la fattura elettronica è pienamente operativa.
| Situazione | Documento corretto | Canale |
|---|---|---|
| Prestazione odontoiatrica a paziente privato | Fattura cartacea o elettronica extra-SdI | Consegna diretta o email, poi dati al Sistema TS |
| Prestazione o consulenza fatturata a un’impresa o a un altro professionista | Fattura elettronica | SdI |
| Fattura verso la Pubblica Amministrazione | FatturaPA | SdI, secondo il DM 55/2013 |
| Acquisti da fornitori (materiali, laboratorio, attrezzature, utenze) | Fattura elettronica ricevuta | SdI |
Il ciclo passivo è la parte che pesa di più nella gestione quotidiana. Depositi dentali, laboratori odontotecnici, manutentori delle apparecchiature e fornitori di servizi inviano le loro fatture tramite SdI. Lo studio deve quindi avere un indirizzo telematico o un codice destinatario comunicato ai fornitori, e un sistema che riceva, archivi e renda consultabili i file XML.
Per le fatture verso la PA, la guida dell’Agenzia delle Entrate ricorda che resta valido il formato FatturaPA con le regole del DM 55/2013: servono il codice univoco dell’ufficio destinatario e i dati richiesti dall’ente.
Chi lavora anche in convenzione con il Servizio Sanitario Nazionale trova nel nostro approfondimento su convenzione SSN e File C come organizzare quei flussi.
Fattura e Sistema Tessera Sanitaria: due adempimenti separati
La fattura documenta la prestazione e l’incasso ai fini fiscali dello studio. Il Sistema TS serve a un’altra cosa: il portale ufficiale spiega che raccoglie i dati delle spese sanitarie e li trasmette all’Agenzia delle Entrate per la dichiarazione dei redditi precompilata del paziente.
Il paziente, a sua volta, può opporsi all’utilizzo di questi dati: nel mese di febbraio può consultare le proprie spese dell’anno precedente e negare l’invio all’Agenzia delle Entrate. L’opposizione incide solo sulla precompilata. Non trasforma la fattura in una fattura elettronica e non autorizza lo studio a usare lo SdI.
Tenere separati i due adempimenti, nei processi e nel software, è il modo più semplice per non sbagliare nessuno dei due.
Cosa trasmettere al Sistema TS e quando
Quali dati inviare
Secondo le modalità di invio pubblicate dal Sistema TS, gli operatori sanitari trasmettono tutti i dati delle spese sanitarie, salvo le esclusioni previste dalla legge, indicando per ciascun documento se il pagamento è tracciabile o non tracciabile. L’indicazione conta per il paziente, perché incide sulla detraibilità della spesa.
Per ogni documento fiscale si comunicano, in sintesi:
- i dati dello studio che ha erogato la prestazione;
- il codice fiscale del paziente;
- numero e data del documento e data di pagamento;
- le voci di spesa con il loro importo e il tipo di spesa;
- la modalità di pagamento, tracciabile o meno.
L’imposta di bollo
Quando sulla fattura è applicata l’imposta di bollo pagata dal paziente, va comunicata al Sistema TS come voce distinta dalla prestazione, con codice Natura N1 oppure N2.2, come indicato nella stessa pagina ufficiale. È un dettaglio che, se trascurato, porta a importi non coerenti con la fattura consegnata.
Il criterio di cassa
L’invio segue il momento dell’incasso, non quello dell’emissione. Come ricorda la guida di Infodent sulle regole di invio, una fattura non ancora pagata non va trasmessa finché il pagamento non arriva. Pensiamo a un piano di trattamento implantare fatturato a dicembre e saldato a gennaio: la spesa rientra nell’anno del pagamento e segue la scadenza di quell’anno. Per questo è utile collegare preventivi e acconti al calendario dei pagamenti, come facciamo nel modulo piani di trattamento e preventivi.
La scadenza
Dal 2025 la trasmissione ha cadenza annuale, secondo il DM MEF del 29 ottobre 2025: il termine ordinario è il 31 gennaio dell’anno successivo a quello di pagamento. Quando il 31 gennaio cade nel fine settimana, il termine slitta al primo giorno lavorativo: per le spese del 2025 la scadenza è diventata lunedì 2 febbraio 2026.
Lo stesso decreto ha previsto anche una finestra per correggere i dati già inviati senza sanzioni: per le spese 2025 era possibile rettificare fino al 9 febbraio 2026. Le date esatte di ogni anno vanno sempre verificate sul portale Sistema TS, ma lo schema resta questo: invio entro fine gennaio, breve finestra di correzione subito dopo.
Un invio annuale non significa lavorare una volta all’anno. Concentrare a gennaio dodici mesi di fatture vuol dire scoprire troppo tardi codici fiscali errati o pagamenti mal classificati. Molti studi preferiscono trasmettere a cadenza regolare, mensile o trimestrale, e usare gennaio solo per i controlli finali.
Come inviare i dati: le tre strade
Lo studio ha tre modalità per trasmettere le spese, come riassume la guida Infodent:
- Inserimento manuale dal portale Sistema TS: si accede con le credenziali e si caricano i documenti uno alla volta. Funziona per volumi molto ridotti, ma diventa oneroso già con poche decine di pazienti al mese.
- Invio di un file da gestionale: il software dello studio genera un file con più documenti e lo trasmette in un’unica operazione, anche tramite web service. È la strada più efficiente per chi emette fatture ogni giorno.
- Delega a un intermediario autorizzato, per esempio il commercialista, che si occupa della trasmissione per conto dello studio.
In tutti i casi la responsabilità dei dati resta dello studio. Per questo, anche quando si delega, conviene che la fonte dei dati sia unica e ordinata: le fatture emesse dal gestionale, con codici fiscali verificati e pagamenti già classificati. Abbiamo descritto la procedura passo per passo nella guida su come trasmettere le spese al Sistema TS.
Ricevute, scarti e correzioni
Il protocollo non basta
Il Sistema TS rilascia un protocollo univoco al momento della ricezione, ma la pagina sugli aspetti tecnici del Sistema TS chiarisce che il protocollo attesta solo la ricezione del file, non la correttezza dei dati. Se il file viene scartato per errori di struttura, nomenclatura o incongruenze, i dati non si considerano acquisiti. Bisogna quindi controllare la ricevuta con l’esito, consultabile sul sito o acquisibile via web service, e conservarla.
Le quattro operazioni sul documento
La documentazione tecnica sull’invio dei dati di spesa sanitaria prevede quattro operazioni, ognuna con il proprio protocollo ed esito:
- Inserimento: primo invio del documento;
- Variazione: rettifica dei dati di un documento già inviato;
- Cancellazione: eliminazione del documento dal Sistema TS;
- Rimborso: invio di un documento che rettifica gli importi di uno precedente, per esempio una nota di credito.
I codici di errore da conoscere
La tabella ufficiale dei codici di errore distingue due famiglie: i codici E indicano uno scarto, quindi il dato non è acquisito e va corretto e reinviato; i codici W sono segnalazioni che non bloccano l’acquisizione.
| Codice | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|
| S011 | Codice fiscale del paziente formalmente errato | Verificare l’anagrafica e reinviare |
| S012 | Tipo spesa non previsto | Correggere la classificazione della voce |
| S022 | Documento non trovato per variazione o cancellazione | Controllare identificativo, numero e data del documento originale |
| S025 | Documenti doppi nella stessa fornitura | Eliminare il duplicato dal file |
| S039 | Troppe voci di spesa in un documento | Accorpare o ridurre le voci secondo il limite |
La maggior parte di questi scarti nasce in accettazione, non in amministrazione: un codice fiscale digitato male o un documento esportato due volte. Un’anagrafica pazienti curata e controlli automatici in fase di emissione riducono gli scarti alla radice.
Sanzioni per invii omessi, tardivi o errati
L’art. 3, comma 5-bis, del d.lgs. 175/2014 prevede una sanzione di 100 euro per ogni documento omesso, tardivo o errato, fino a un massimo di 50.000 euro. La Risoluzione n. 22/E del 2022 dell’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la sanzione si calcola sul singolo documento di spesa, indipendentemente dal numero di file o di pazienti, e senza cumulo giuridico.
Le stesse regole prevedono due attenuazioni:
- se i dati errati vengono corretti entro 5 giorni dalla scadenza o dalla segnalazione dell’Agenzia, la sanzione non si applica;
- se la comunicazione corretta arriva entro 60 giorni dalla scadenza, la sanzione scende a un terzo, fino a un massimo di 20.000 euro.
Resta possibile il ravvedimento operoso con codice tributo 8912.
Un esempio rende l’ordine di grandezza. Uno studio che dimentica di trasmettere 40 fatture di un mese rischia 4.000 euro di sanzione. Se se ne accorge e invia entro 60 giorni dalla scadenza, la sanzione scende a circa 1.333 euro. Sul calcolo del ravvedimento nel vostro caso specifico, il riferimento è il vostro commercialista.
Una procedura di studio che regge tutto l’anno
Le regole sono chiare; gli errori nascono quasi sempre dall’organizzazione. Una procedura essenziale per uno studio odontoiatrico:
- Anagrafica verificata all’accettazione: codice fiscale letto dalla tessera sanitaria, non trascritto a mano.
- Documento giusto per ogni destinatario: paziente privato fuori dallo SdI, impresa o PA tramite SdI, senza scelte manuali caso per caso.
- Pagamento registrato con la modalità: tracciabile o non tracciabile, nel momento in cui si incassa.
- Bollo come voce distinta, con la natura corretta.
- Invii periodici al Sistema TS, con controllo della ricevuta e correzione immediata degli scarti.
- Note di credito gestite come rimborsi, collegate al documento originale.
- Archivio unico di fatture emesse, ricevute TS e fatture fornitori via SdI.
Chi oggi tiene questi dati tra fogli di calcolo e portali separati può valutare il confronto tra fogli di calcolo e gestionali per capire quanto tempo si perde nel passaggio manuale tra uno strumento e l’altro.
C’è poi il tema della riservatezza. Fatture e invii al Sistema TS contengono dati sanitari: accessi personali, ruoli distinti tra segreteria e clinici e tracciamento delle operazioni sono requisiti concreti. Ne parliamo nel nostro articolo sulla sicurezza informatica in studio dentistico e nella pagina su autenticazione e ruoli.
Il nostro punto di vista
Per anni la fatturazione negli studi dentistici è stata vissuta come un’emergenza da gestire a gennaio, in attesa della proroga successiva. Con il divieto reso permanente quella fase è finita: le regole sono stabili ed è il momento di costruire processi solidi.
Il vero rischio non è la norma, ma la frammentazione. Fatture ai pazienti in un programma, fatture dei fornitori in un altro, invii al Sistema TS affidati a un file esportato a fine anno: ogni passaggio manuale è un’occasione di errore, e ogni errore costa 100 euro a documento.
Noi scegliamo l’integrazione. Progettiamo i nostri software in Italia, partendo dai processi reali degli studi e dalle normative italiane, GDPR in testa. Un gestionale dello studio deve sapere a chi si sta fatturando, quale canale usare e quando un dato è pronto per il Sistema TS, lasciando al team il tempo per i pazienti.
Ufficio
Odontia.cloud: lo studio dentistico in un unico gestionale
Odontia.cloud è il nostro gestionale cloud per studi dentistici, sviluppato in Italia e pensato per riunire in un solo ambiente il lavoro clinico e amministrativo: piani di trattamento e preventivi, fondi sanitari e assicurazioni, convenzioni SSN e gestione di accessi e ruoli. Per le fatture verso imprese, lo stesso ecosistema offre il modulo di fatturazione elettronica Gestya con SdI integrato.
Se volete capire come adattarlo ai flussi del vostro studio, scoprite la suite Ingenia e le funzionalità che abbiamo raccolto nella guida al software per studio dentistico.
Domande frequenti
Il dentista può emettere fattura elettronica se il paziente la chiede?
No, per le prestazioni sanitarie rese a una persona fisica la fattura non può transitare dallo SdI, nemmeno su richiesta del paziente. Si può però consegnare un PDF via email, purché non passi dal Sistema di Interscambio. Il divieto è permanente dal 2026.
Se il paziente si oppone all’invio al Sistema TS, cambia qualcosa per la fattura?
No. L’opposizione riguarda solo l’utilizzo dei dati per la dichiarazione precompilata e non rende possibile l’invio tramite SdI. La fattura si emette sempre fuori dal Sistema di Interscambio.
Una fattura emessa a dicembre e pagata a gennaio in quale anno va trasmessa?
Nell’anno del pagamento, perché l’invio al Sistema TS segue il criterio di cassa. Finché la fattura non è incassata non va trasmessa; una volta pagata rientra nella scadenza del 31 gennaio dell’anno successivo all’incasso.
Il protocollo rilasciato dal Sistema TS conferma che l’invio è corretto?
No, il protocollo attesta solo la ricezione del file. L’esito vero si legge nella ricevuta: i codici E indicano uno scarto da correggere e reinviare, i codici W semplici segnalazioni.
Le fatture dei fornitori arrivano allo studio in formato elettronico?
Sì. Il divieto riguarda solo le fatture emesse ai pazienti per prestazioni sanitarie: depositi dentali, laboratori e altri fornitori fatturano allo studio tramite SdI, come qualsiasi altra impresa.
Fonti
- Agenzia delle Entrate: la fattura elettronica
- MySolution: divieto di fattura elettronica per le prestazioni sanitarie a regime
- Fiscomania: fatturazione elettronica delle prestazioni sanitarie
- Sistema TS: spese sanitarie, come funziona
- Sistema TS: modalità di invio
- Sistema TS: aspetti tecnici
- Sistema TS: invio dati di spesa sanitaria, web service sincrono
- Sistema TS: tabella dei codici di errore
- Agenzia delle Entrate: Risoluzione n. 22/E del 2022
- Edotto: invio annuale dei dati al Sistema TS
- Informazione Fiscale: scadenza invio spese sanitarie 2025
- Finanza & Fisco: invio dati spese sanitarie 2025
- Infodent: spesa sanitaria, regole per l’invio dei dati
