Gestione delle trasferte dei dipendenti: regole e rimborsi 2026

Gestire bene le trasferte dei dipendenti significa fare quattro cose: autorizzare prima la trasferta, scegliere un sistema di rimborso (analitico, forfettario o misto), raccogliere giustificativi pagati con mezzi tracciabili e conservare tutto in modo da reggere un controllo. A decidere il trattamento fiscale è soprattutto un dettaglio: se la trasferta si svolge dentro o fuori dal Comune della sede di lavoro. In questa guida trovi le regole in vigore nel 2026, le soglie esenti, gli esempi di calcolo e un processo da applicare subito nella tua PMI.

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In breve

Fuori dal Comune i rimborsi documentati di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non sono tassati per il dipendente. Dentro il Comune la regola è l’imponibilità, salvo viaggio e trasporto documentati.
Dal 1° gennaio 2025 vitto, alloggio, viaggio e taxi/NCC in Italia restano esenti solo se pagati con mezzi tracciabili. Le trasferte all’estero sono escluse da questo obbligo.
La diaria forfettaria è esente fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all’estero, con riduzioni se vitto o alloggio sono rimborsati a parte.
Per l’azienda, vitto e alloggio rimborsati a piè di lista sono deducibili fino a 180,76 euro al giorno in Italia e 258,23 euro all’estero.
Note spese e scontrini possono essere dematerializzati, se i documenti informatici garantiscono immodificabilità, integrità e autenticità.

Indice

Cos’è una trasferta e cosa spetta al dipendente
Dentro o fuori dal Comune: la distinzione che decide il fisco
Analitico, forfettario o misto: i tre sistemi di rimborso
Tracciabilità dei pagamenti: cosa cambia dal 2025
Rimborso chilometrico con l’auto propria
Cosa può dedurre l’azienda
Il processo in sei passaggi
Note spese digitali e conservazione dei documenti
Gli errori che costano di più
Il nostro punto di vista
HRPRO: trasferte, presenze e cedolini in un’unica suite
Domande frequenti
Fonti

Cos’è una trasferta e cosa spetta al dipendente

La trasferta è un’attività lavorativa temporanea svolta in un luogo diverso dalla sede abituale. Il regolamento delle trasferte del CONI, un buon esempio di policy strutturata, la definisce come attività svolta per conto dell’ente in un Comune diverso da quello della sede ordinaria di servizio. Il rimborso serve a ristorare i costi sostenuti durante trasferte autorizzate e documentate.

Non va confusa con il trasferimento (cambio definitivo di sede) né con il distacco (il lavoratore opera temporaneamente presso un altro datore di lavoro). Nella trasferta il legame con la sede originaria resta, e per questo il dipendente ha diritto a vedersi restituire le spese sostenute nell’interesse dell’azienda.

Le voci tipiche sono quattro:

Viaggio e trasporto: treno, aereo, noleggio, pedaggi, parcheggi, taxi o NCC, oppure il rimborso chilometrico se usa l’auto propria.
Vitto: pasti consumati durante la trasferta.
Alloggio: hotel o strutture ricettive per le trasferte di più giorni.
Altre spese: piccole voci accessorie, spesso non documentabili, che la legge ammette entro limiti giornalieri.

Quanto spetta in concreto dipende dal contratto collettivo applicato e dalla policy aziendale. La legge fiscale stabilisce invece quanto di quel rimborso resta fuori dal reddito tassabile del dipendente.

Dentro o fuori dal Comune: la distinzione che decide il fisco

La norma di riferimento è l’articolo 51, comma 5, del TUIR. L’Agenzia delle Entrate, nella risposta a interpello n. 405 del 2022, ha ribadito che la distinzione decisiva è proprio questa: fuori dal Comune sono ammessi sistemi di rimborso differenziati, dentro il Comune la regola generale è l’imponibilità.

Trasferta nel Comune della sede

Indennità e rimborsi sono tassati come reddito di lavoro dipendente. Fanno eccezione i rimborsi di viaggio e trasporto comprovati e documentati. Qui la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 ha semplificato la gestione: il rimborso resta non imponibile anche senza un documento emesso dal vettore, purché la spesa sia comprovata e documentata. La stessa apertura vale per il rimborso chilometrico calcolato con le tabelle ACI.

In pratica: il tecnico che si sposta nella stessa città per un intervento da un cliente può ricevere il rimborso dei chilometri senza tasse, ma un eventuale pranzo rimborsato finisce in busta paga come reddito.

Trasferta fuori dal Comune

È il caso più frequente e più favorevole. L’azienda può scegliere tra tre sistemi di rimborso, ciascuno con un trattamento fiscale preciso. Viaggio e trasporto documentati seguono in ogni caso un binario separato e non concorrono al reddito.

Analitico, forfettario o misto: i tre sistemi di rimborso

La monografia sui rimborsi spese di MySolution riassume bene la logica: l’analitico restituisce le spese effettive, il forfettario riconosce una diaria fissa, il misto combina le due cose. Le soglie che seguono sono quelle fissate dall’articolo 51, comma 5, TUIR per le trasferte fuori Comune.

Sistema	Come funziona	Cosa è esente per il dipendente
Analitico (a piè di lista)	Si rimborsa ogni spesa sulla base dei giustificativi	Vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentati, più altre spese non documentabili fino a 15,49 euro al giorno in Italia e 25,82 euro all’estero
Forfettario (diaria)	Importo fisso giornaliero, senza giustificativi per vitto e alloggio	Diaria fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all’estero; viaggio e trasporto documentati a parte
Misto	Diaria più rimborso documentato di vitto o alloggio	Diaria fino a 30,99 euro (Italia) o 51,65 euro (estero) se è rimborsato vitto oppure alloggio; fino a 15,49 euro o 25,82 euro se sono rimborsati entrambi

Tre esempi di calcolo

Forfettario. Un commerciale di un’azienda di Napoli va due giorni a Milano e riceve una diaria di 50 euro al giorno, più il biglietto del treno rimborsato. Per ogni giorno, 46,48 euro sono esenti e 3,52 euro sono imponibili. Il treno, documentato, non è tassato.

Misto. Lo stesso commerciale riceve il rimborso dell’hotel a piè di lista e una diaria di 35 euro. Con l’alloggio rimborsato, la soglia esente scende a 30,99 euro: sono imponibili 4,01 euro al giorno.

Analitico. Un capocantiere in trasferta a Bari presenta ricevute per cena e albergo, pagate con carta aziendale, più 12 euro di piccole spese senza ricevuta. Tutto il documentato è esente, e lo sono anche i 12 euro, perché restano sotto la soglia di 15,49 euro.

La scelta del sistema non è solo fiscale. Il forfettario semplifica l’amministrazione ma rischia di sovracompensare o sottocompensare. L’analitico è più preciso ma genera più carta. Il misto è spesso il compromesso migliore per le PMI con trasferte frequenti e ripetitive.

Confronto tra i tre sistemi di rimborso

Tracciabilità dei pagamenti: cosa cambia dal 2025

Dal 1° gennaio 2025 la Legge di bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) ha introdotto un requisito che ha cambiato la gestione quotidiana delle note spese. Come chiarito dalla circolare n. 15 dell’Agenzia delle Entrate, i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC non concorrono al reddito del dipendente solo se la spesa è stata pagata con mezzi tracciabili.

Il decreto fiscale (D.L. n. 84/2025) ha poi circoscritto l’obbligo alle spese sostenute in Italia. Per le trasferte all’estero il requisito della tracciabilità non si applica.

Cosa significa per la tua azienda:

Carte aziendali o personali, bonifici, app di pagamento: vanno bene. Il contante no, per le voci elencate sopra.
Scontrino pagato in contanti in Italia: il rimborso di quella cena o di quel taxi diventa imponibile per il dipendente.
Policy da aggiornare: se il regolamento interno non lo dice esplicitamente, i dipendenti continueranno a pagare in contanti per abitudine.
Prova del pagamento: conviene chiedere, insieme allo scontrino, la ricevuta POS o l’estratto della transazione.

Su come organizzare la raccolta degli scontrini in viaggio abbiamo scritto una guida dedicata: gestire gli scontrini di trasferta senza perderli né confonderli.

Rimborso chilometrico con l’auto propria

Quando il dipendente usa la propria auto, l’azienda gli riconosce un’indennità chilometrica. Il calcolo si basa sulle tabelle ACI dei costi chilometrici di esercizio, pubblicate ogni anno, e la formula è semplice: chilometri percorsi moltiplicati per il costo al chilometro del modello di auto usato.

Secondo l’Agenzia delle Entrate (risposta n. 405/2022), per le trasferte fuori Comune l’indennità chilometrica documentata non concorre al reddito. Il calcolo deve però riferirsi a elementi verificabili: percorrenza, veicolo e costo chilometrico.

Per ogni trasferta in auto conserva quindi:

data, motivo della trasferta e cliente o cantiere visitato;
luogo di partenza e di arrivo, con i chilometri effettivi;
marca, modello e alimentazione dell’auto;
costo chilometrico ACI applicato e importo finale;
eventuali pedaggi e parcheggi, rimborsati a parte con le loro ricevute.

Un errore frequente è rimborsare il carburante a scontrino invece dei chilometri, mescolando le due logiche. Ne parliamo nella guida su come rimborsare il carburante ai dipendenti.

Cosa può dedurre l’azienda

Fin qui abbiamo parlato del dipendente. Per l’impresa conta un’altra norma, l’articolo 95 del TUIR. Per le trasferte fuori dal Comune, le spese di vitto e alloggio rimborsate in modo analitico sono deducibili fino a 180,76 euro al giorno in Italia e 258,23 euro all’estero.

Le spese di trasferta sostenute nel Comune della sede sono tassate in capo al dipendente ma restano deducibili per l’azienda come costo del lavoro. I due piani, imponibilità per il lavoratore e deducibilità per l’impresa, vanno quindi sempre letti insieme.

Prima di fissare diarie o massimali nella policy, fai verificare le scelte al tuo commercialista o al consulente del lavoro, soprattutto se applichi un sistema misto o hai trasferte all’estero frequenti: le combinazioni tra soglie esenti e limiti di deducibilità cambiano il costo reale di ogni giornata.

Il processo in sei passaggi

Una buona gestione delle trasferte segue sempre lo stesso flusso. Il regolamento del CONI, già citato, è un modello utile perché rende ogni fase esplicita.

Autorizzazione preventiva. La trasferta va autorizzata prima che inizi, con destinazione, date, motivo e mezzo di trasporto.
Anticipo, se previsto. Alcune policy consentono un anticipo sulla spesa stimata: il CONI, ad esempio, lo ammette fino al 90% della spesa complessiva presunta, previa stima dettagliata.
Spesa tracciabile. Durante il viaggio il dipendente paga con strumenti tracciabili e conserva ogni giustificativo.
Nota spese. Al rientro presenta la richiesta di liquidazione con i documenti allegati, in modo tempestivo e completo. La documentazione deve identificare chi ha incassato, l’importo e la causale.
Controllo di merito. L’amministrazione verifica la congruenza dei giustificativi. Nella risposta n. 740/2021 l’Agenzia delle Entrate lo considera una fase imprescindibile, da svolgere rispetto sia alle regole fiscali sia alla policy aziendale.
Liquidazione in busta paga. Il rimborso viene pagato, l’eventuale anticipo recuperato e le quote imponibili assoggettate a tassazione e contributi.

Se un giustificativo viene smarrito o rubato, la policy deve prevedere una procedura: il CONI, per esempio, rimborsa la spesa dietro autocertificazione dell’interessato. Ricorda però che per il fisco il documento mancante resta un problema da valutare caso per caso.

Note spese digitali e conservazione dei documenti

La carta non è più obbligatoria. Con la risposta n. 740/2021 l’Agenzia delle Entrate ha confermato che note spese e giustificativi possono essere dematerializzati, a condizione che i documenti informatici garantiscano immodificabilità, integrità e autenticità.

Dalla stessa risposta emergono tre punti operativi:

Riconducibilità al dipendente. Non serve la firma elettronica: basta un accesso con Single Sign-On e credenziali personali, se il sistema garantisce le tre caratteristiche sopra.
Copie informatiche. Le copie digitali degli scontrini cartacei, realizzate con le modalità previste, sostituiscono gli originali.
Originali unici. Per i documenti analogici originali unici serve l’intervento di un pubblico ufficiale.

Il punto più delicato è la sicurezza degli accessi: se la riconducibilità si regge sulle credenziali, quelle credenziali vanno protette. Lo spieghiamo nell’articolo su SSO e MFA per le PMI. Per impostare il flusso completo, dall’app del dipendente all’approvazione, trovi la nostra guida alla nota spese digitale, mentre per i tempi e le regole di archiviazione è utile il nostro approfondimento sulla conservazione a norma.

Gli errori che costano di più

Trasferte non autorizzate in anticipo: senza traccia dell’autorizzazione è difficile dimostrare che la spesa era nell’interesse dell’azienda.
Contante su vitto e taxi in Italia: dal 2025 rende imponibile il rimborso.
Diaria oltre soglia non tassata: l’eccedenza sopra 46,48 euro va in busta paga come reddito.
Soglia sbagliata nel misto: dimenticare la riduzione a 30,99 o 15,49 euro quando vitto o alloggio sono rimborsati a parte.
Chilometri senza prova: un importo forfettario “a sensazione” non regge un controllo.
Trasferte nel Comune trattate come fuori Comune: il pranzo rimborsato vicino alla sede è imponibile.
Dati scollegati: presenze, trasferte e buste paga gestiti in tre file diversi, con il rischio di pagare due volte o di non pagare affatto.

Il nostro punto di vista

Nelle PMI che affianchiamo, il problema delle trasferte raramente è la norma: è la frammentazione. La richiesta arriva via email, gli scontrini in una busta, i chilometri su un foglio Excel, le presenze in un altro sistema. Ogni passaggio manuale è un punto in cui si perde un documento o si applica la soglia sbagliata.

Per questo crediamo che la gestione delle trasferte debba vivere dentro lo stesso ecosistema che gestisce presenze e cedolini. Quando la trasferta autorizzata è già collegata al calendario del dipendente, la nota spese si compila su dati veri e il rimborso arriva in busta paga senza ricopiature. Ne abbiamo parlato nella guida su presenze e trasferte nel gestionale.

La tecnologia, però, non sostituisce una policy chiara. Prima si scrivono le regole: chi autorizza, quale sistema di rimborso, quali massimali, come si paga. Poi si sceglie lo strumento che le applica in automatico. Il vero bivio non è tra carta e digitale, ma tra una digitalizzazione subita e una guidata con consapevolezza.

— Ufficio

HRPRO: trasferte, presenze e cedolini in un’unica suite

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Domande frequenti

Come vengono pagate le trasferte di lavoro?

Di norma il rimborso arriva nella busta paga successiva alla presentazione della nota spese, dopo il controllo dell’amministrazione. Alcune aziende prevedono un anticipo sulla spesa stimata, recuperato poi in sede di liquidazione. Le quote esenti non sono tassate, le eventuali eccedenze sì.

Quanto vale la diaria esente per le trasferte in Italia nel 2026?

Per le trasferte fuori dal Comune la diaria forfettaria è esente fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all’estero. Se l’azienda rimborsa a parte vitto o alloggio, la soglia scende a 30,99 euro; se li rimborsa entrambi, a 15,49 euro. Viaggio e trasporto documentati sono sempre esclusi dal calcolo.

Posso rimborsare una spesa pagata in contanti?

Sì, puoi rimborsarla, ma per vitto, alloggio, viaggio e taxi o NCC sostenuti in Italia il rimborso diventa reddito imponibile per il dipendente. Il requisito della tracciabilità non si applica alle spese sostenute all’estero. Per questo è utile indicare nella policy gli strumenti di pagamento ammessi.

Gli scontrini cartacei vanno conservati dopo la scansione?

Le copie informatiche realizzate con le modalità previste sostituiscono gli originali, se il sistema garantisce immodificabilità, integrità e autenticità. Per i documenti analogici originali unici serve invece l’intervento di un pubblico ufficiale. In caso di dubbio sul tuo flusso, confrontati con il commercialista prima di eliminare la carta.

Che differenza c’è tra trasferta nel Comune e fuori Comune?

Fuori dal Comune della sede puoi scegliere tra rimborso analitico, forfettario o misto, con ampie esenzioni. Nel Comune della sede i rimborsi sono imponibili, tranne viaggio e trasporto comprovati e documentati, incluso il rimborso chilometrico ACI.