Anagrafiche

Una sola anagrafica per tutta l'azienda

Nelle PMI italiane è normale ritrovarsi con i dati di un cliente sparsi in tre o quattro sistemi diversi: il gestionale, il CRM, il foglio di calcolo del commerciale, l'applicativo di magazzino. Il risultato sono indirizzi non aggiornati, IBAN duplicati, contatti che cambiano e nessuno se ne accorge.

Il modulo Anagrafiche di Gestya risolve questo problema alla radice: un unico database centralizzato che diventa la fonte di verità per tutti i moduli del gestionale, dalla fatturazione elettronica al magazzino, dagli ordini alla contabilità.

Cosa puoi gestire

Il modulo è strutturato per coprire tutte le tipologie di soggetti che un'impresa gestisce nei propri processi quotidiani:

1. Clienti: aziende, professionisti, privati con anagrafica completa, dati fiscali, condizioni commerciali, listini personalizzati e storico relazione.
2. Fornitori: con gestione delle condizioni di pagamento, tempi di consegna concordati e referenti operativi.
3. Contatti: persone fisiche legate a una o più aziende, con ruolo, recapiti e preferenze di comunicazione.
4. Agenti e collaboratori esterni: per la gestione delle provvigioni e l'attribuzione delle vendite.

Dati fiscali e validazione automatica

Per ogni anagrafica vengono gestiti tutti i dati richiesti dalla normativa italiana ed europea: partita IVA, codice fiscale, codice destinatario SDI, PEC, IBAN, regime fiscale, esigibilità IVA. Il sistema verifica automaticamente la validità della partita IVA tramite servizio VIES e segnala eventuali incongruenze prima del salvataggio.

Storico, documenti e audit trail

Ogni anagrafica conserva lo storico completo dei documenti emessi e ricevuti (preventivi, ordini, DDT, fatture, note di credito), permettendo di avere subito il quadro economico di una relazione commerciale. Il sistema tiene traccia di chi ha modificato cosa e quando, con un audit trail completo per esigenze di compliance e GDPR.

Importazione e migrazione dei dati

Per chi proviene da altri gestionali o da fogli Excel, il modulo include strumenti di importazione massiva con mapping configurabile dei campi, riconoscimento dei duplicati e validazione preventiva. Il merge intelligente delle anagrafiche duplicate permette di consolidare i dati senza perderne lo storico.

Integrazione con CRM e fatturazione elettronica

Le anagrafiche di Gestya sono nativamente integrate con il modulo CRM e con la fatturazione elettronica. Quando un commerciale aggiunge un nuovo lead nel CRM, l'anagrafica viene automaticamente disponibile per emettere preventivi e fatture. Allo stesso modo, le modifiche fatte in fatturazione (ad esempio un cambio di IBAN comunicato dal cliente) si propagano in tutti i moduli che usano quel dato.

Privacy e GDPR by design

Il modulo è stato progettato in conformità al GDPR. Per ogni contatto è possibile registrare i consensi al trattamento, gestire le richieste di accesso e cancellazione, anonimizzare i dati personali mantenendo intatti i documenti contabili come richiesto dalla normativa fiscale italiana.