Il calcolo del costo di un intervento di manutenzione sembra semplice — ore × tariffa oraria + ricambi — ma in pratica le service company italiane sbagliano sistematicamente in due direzioni: sottostimano (perdono margine, ma il cliente è contento) o sovrastimano (margine OK, ma il cliente protesta o cambia fornitore). Vediamo come calcolare correttamente.
Le 4 voci di costo di un intervento
1. Manodopera
La voce principale, calcolata come:
Manodopera = Ore lavorate × Tariffa oraria del tecnico
Punti critici:
- Ore lavorate: tempo reale di intervento, misurato con START/STOP cronometrati al ticket. Non "tempo di permanenza in cantiere" (che include pause).
- Tariffa oraria: differenziata per livello tecnico (junior 30-40 €/h, senior 50-70 €/h, specialista 80-120 €/h).
2. Ricambi
Ricambi consumati durante l'intervento:
Ricambi = Σ (Quantità × Costo unitario × Markup)
Il markup è la marginalità che applichi sopra il costo di acquisto. Standard di settore:
- Ricambi a basso valore (sotto 50 €): markup 30-50%.
- Ricambi medi (50-500 €): markup 20-30%.
- Ricambi di alto valore (sopra 500 €): markup 10-20%.
Senza markup, perdi sui costi di gestione magazzino, capitale immobilizzato, scarti.
3. Trasferta
Per interventi presso il cliente, costi di spostamento:
- Chilometraggio: tipicamente 0,40-0,55 €/km (rimborso ACI o aziendale).
- Tempo di viaggio: se fatturato, ore × tariffa ridotta (es. 50% della tariffa standard).
- Pedaggi e parcheggi: rimborsati a piè di lista.
- Eventuali pernottamenti: per interventi multi-giorno.
4. Costi extra
Voci varie che non rientrano sopra:
- Servizi esterni: lavorazioni terze, calibrazioni, certificazioni.
- Trasporti speciali: corrieri urgenti, gru per macchinari pesanti.
- Materiale di consumo: solventi, lubrificanti generici, panni, dispositivi monouso.
- Smaltimento rifiuti speciali: oli esausti, sostanze chimiche, RAEE.
- Noleggio attrezzature: termocamere, vibrometri, gru leggere.
Calcolo della tariffa oraria reale
Molte service company sbagliano la tariffa oraria perché considerano solo lo stipendio del tecnico. La tariffa oraria reale include:
- Costo aziendale del tecnico: stipendio lordo + contributi + TFR (~1,7× lo stipendio netto).
- Ore non fatturabili: ferie, malattia, formazione, riunioni, attese (tipicamente 25-35% delle ore lavorate).
- Costi indiretti: ufficio, sede, software, attrezzature, automezzo, formazione.
- Margine aziendale: 15-30% sopra i costi.
Esempio:
- Stipendio netto tecnico: 1.800 €/mese.
- Costo aziendale: 1.800 × 1,7 = ~3.000 €/mese.
- Ore lavorate teoriche: 168/mese.
- Ore fatturabili effettive: 168 × 0,7 = ~118 ore.
- Costo orario base: 3.000 / 118 = ~25 €/h.
- + costi indiretti (ufficio, software, ecc.): +15 €/h.
- + margine 25%: +10 €/h.
- Tariffa fatturabile: ~50 €/h.
Se fatturi a 35 €/h pensando che "stipendio è 25, ho margine 10", in realtà stai perdendo soldi.
Come strutturare la fattura cliente
Un PDF intervento o fattura ben fatto ha:
- Riepilogo intervento: descrizione, data, macchinario, problema, soluzione.
- Manodopera dettagliata:
- Tecnico Mario Rossi - 3,5h × 50 €/h = 175 €.
- Ricambi con codice e quantità:
- Sigillo OR-25-NBR × 2 × 12 € = 24 €.
- Trasferta: 60 km × 0,45 €/km = 27 €.
- Extra con descrizione: smaltimento olio = 15 €.
- Subtotale: 241 €.
- IVA 22%: 53,02 €.
- Totale: 294,02 €.
Trasparenza = meno contestazioni = pagamento più rapido.
Errori comuni che fanno perdere soldi
- Tariffa oraria sotto-stimata: vedi sopra. Su 100 interventi/anno, sotto-fatturare di 5 €/h costa 5.000-10.000 € l'anno.
- Niente markup ricambi: vendi a costo, perdi sui costi di gestione magazzino.
- Niente trasferta fatturata: 50 trasferte/anno × 25 € = 1.250 € persi.
- Stima ore "a sentimento": fai pagare 2h pensando "ci metto 2h" e ne fai 4. Senza tracciamento, non te ne accorgi nemmeno.
- Niente fatturazione costi extra: smaltimenti, materiale di consumo, attrezzature dimenticati nelle fatture.
Come fa Manutentya
Il modulo Magazzino Ricambi e Costi Intervento di Manutentya calcola automaticamente:
- Manodopera: ore (da fasi START/STOP) × tariffa oraria utente (configurabile per ciascun tecnico).
- Ricambi: scarico automatico dal magazzino al consumo, costo calcolato automaticamente.
- Costi extra: inseriti come righe libere.
- Totale intervento: somma in tempo reale, riepilogata nel PDF scheda intervento.
Per stockout, leggi anche come gestire il magazzino ricambi senza stockout.
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