Rimborsi chilometrici ai dipendenti: regole e calcolo 2026

Il rimborso chilometrico spetta al dipendente che usa la propria auto, su autorizzazione dell’azienda, per una trasferta di lavoro diversa dal normale tragitto casa-lavoro. Si calcola moltiplicando i chilometri percorsi per il costo chilometrico ACI del suo veicolo e, se calcolato così e documentato, non è tassato in busta paga. Dal 2025 questo vale anche per le trasferte all’interno del comune della sede di lavoro. Di seguito trovate i requisiti, la formula con un esempio, le novità fiscali, i documenti da conservare e il percorso dalla nota spese al cedolino.

In breve

• Quando spetta: trasferta autorizzata, destinazione diversa dalla sede abituale, uso del veicolo privato concordato. Il tragitto casa-lavoro quotidiano è escluso.
• Come si calcola: costo chilometrico ACI del veicolo (€/km) × chilometri percorsi per lavoro.
• Tassazione: il rimborso calcolato con le tabelle ACI non concorre al reddito del dipendente, anche nel territorio comunale, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate con la Circolare 15/E del 2025.
• Tabelle valide: le Tabelle ACI 2026 si applicano dal 1° gennaio al 31 dicembre 2026; quelle nuove escono ogni anno entro fine dicembre.
• Cosa serve: ordine di trasferta, dati del veicolo, chilometri e calcolo, conservati dall’azienda per giustificare l’esenzione.

Indice

• Quando il dipendente ha diritto al rimborso
• Come si calcola il rimborso chilometrico
• Tabelle ACI 2026: validità e aggiornamenti
• Tassazione: cosa è cambiato dal 2025
• Deducibilità per l’azienda
• I documenti da raccogliere
• Dalla nota spese alla busta paga
• Gli errori che costano di più
• Il punto di vista di Ingenia
• Trasferte e rimborsi in un’unica suite
• Domande frequenti
• Fonti

Quando il dipendente ha diritto al rimborso

Il rimborso chilometrico non è un premio né una voce di retribuzione: è un indennizzo per un costo che il lavoratore sostiene al posto dell’azienda. Per questo spetta solo quando ricorrono alcune condizioni precise, riepilogate anche nella guida al rimborso chilometrico dei dipendenti:

1. Destinazione diversa dalla sede abituale. Il dipendente si sposta per lavoro verso un cliente, un cantiere, un fornitore o un’altra sede.
2. Ordine di servizio formale. La trasferta è disposta dall’azienda, non decisa autonomamente dal lavoratore.
3. Autorizzazione all’uso del mezzo proprio. L’impiego dell’auto privata deve essere concordato prima della partenza.
4. Percorso connesso all’attività lavorativa. Contano solo i chilometri fatti per lavoro.

Resta escluso lo spostamento ordinario tra casa e sede di lavoro: quel tragitto è a carico del dipendente e non dà diritto a nessun rimborso chilometrico.

Il caso dei lavoratori senza sede fissa

Agenti di commercio, tecnici di assistenza, addetti alle consegne e figure simili non hanno una sede di lavoro abituale nel senso classico. Per loro il quadro è diverso: la Corte di giustizia dell’Unione Europea ha indicato un’eccezione alla regola del tragitto casa-lavoro proprio per chi non ha una sede fissa. In pratica, missioni e rientri verso la sede aziendale possono essere rimborsati se autorizzati e documentati. Il trattamento fiscale per i trasfertisti, però, segue regole proprie: in questi casi conviene definire la policy aziendale insieme al consulente del lavoro.

Per chi gestisce reti commerciali sempre in movimento, il tema si intreccia con la scelta degli strumenti HR: un esempio di settore è la panoramica sui software HR per agenti assicurativi, dove trasferte e presenze sono parte del lavoro quotidiano.

Come si calcola il rimborso chilometrico

La formula è semplice:

Rimborso = costo chilometrico ACI del veicolo (€/km) × chilometri percorsi per lavoro

Il costo chilometrico si ricava dal servizio dedicato sul sito ACI. Come spiega la guida alle tabelle ACI 2026 di Money.it, dopo la registrazione si indicano categoria, marca, modello, alimentazione e data di riferimento, e il sistema restituisce un costo per chilometro che comprende sia le componenti fisse (ammortamento, assicurazione, bollo) sia quelle variabili (carburante, pneumatici, manutenzione). Se il modello esatto non compare, si prende come riferimento un veicolo simile per caratteristiche.

Un esempio pratico

Ipotizziamo un tecnico che usa la propria auto diesel per tre interventi presso clienti nello stesso mese. Il costo chilometrico usato qui è un valore di esempio: nella realtà va letto sulle tabelle ACI per il modello del dipendente.

Due accorgimenti rendono il calcolo difendibile. Primo, i chilometri si misurano sul percorso effettivo per lavoro, partendo dalla sede o dal punto indicato nell’ordine di trasferta. Secondo, il costo va preso dalla tabella valida per l’anno della trasferta: una trasferta di dicembre 2026 usa le tabelle 2026, una di gennaio 2027 le nuove.

Cosa resta fuori dal rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico copre l’uso del veicolo. Pedaggi autostradali e parcheggi si rimborsano a parte, a piè di lista con le ricevute, così come vitto e alloggio: lo conferma la stessa guida alle tabelle ACI. Tenere separate queste voci nella nota spese evita doppi conteggi e semplifica i controlli. Per il caso, diverso, in cui si rimborsa solo il carburante, abbiamo scritto una guida su come rimborsare il carburante ai dipendenti.

Tabelle ACI 2026: validità e aggiornamenti

Le Tabelle ACI 2026 sono state pubblicate nella Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025, Supplemento Ordinario n. 40, e valgono dal 1° gennaio al 31 dicembre 2026. Distinguono i modelli in produzione da quelli fuori produzione e coprono auto a benzina, gasolio, benzina-GPL, ibride ed elettriche.

Il calendario si ripete ogni anno. Secondo quanto riportato dal Sole 24 Ore sulle tabelle 2026, l’ACI elabora le tabelle entro il 30 novembre e l’Agenzia delle Entrate le pubblica in Gazzetta Ufficiale entro il 31 dicembre, come previsto dall’art. 3, comma 1, del D.Lgs. 314/1997. Per il 2026 la stessa fonte segnala un calo del costo chilometrico per i veicoli in produzione e un aumento per quelli fuori produzione a gasolio, elettrici e plug-in.

Cosa significa per l’ufficio amministrativo:

• a inizio anno va aggiornato il parametro di ogni veicolo usato dai dipendenti;
• un’auto uscita di produzione può avere un costo diverso da quello dell’anno precedente, anche a parità di chilometri;
• le trasferte a cavallo dell’anno si calcolano con la tabella del giorno in cui sono state effettuate.

Tassazione: cosa è cambiato dal 2025

La riforma in vigore dal 2025 ha ridisegnato il trattamento dei rimborsi spese per le trasferte, e l’Agenzia delle Entrate ha raccolto le regole operative nella Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025. Due punti interessano direttamente i rimborsi chilometrici.

Trasferte nel comune. Dal 1° gennaio 2025 il rimborso chilometrico calcolato con le tabelle ACI non concorre a formare il reddito di lavoro dipendente anche per le trasferte all’interno del territorio comunale. In passato, invece, i rimborsi per spostamenti nello stesso comune della sede finivano tra le voci imponibili.

Tracciabilità dei pagamenti. Per vitto, alloggio, taxi e NCC l’esenzione ora richiede pagamenti tracciabili, anche quando il servizio passa da una piattaforma di mobilità. L’indennità chilometrica, invece, resta fuori da questo obbligo, come autobus, treni, aerei e navi.

In busta paga il rimborso chilometrico corretto compare quindi tra le voci non soggette a tassazione e contributi. Un importo superiore a quello risultante dalle tabelle ACI, o non supportato da documentazione, rischia di perdere questo trattamento: la regola pratica è restare sul parametro ACI e chiarire con il consulente del lavoro ogni scelta diversa prevista dalla policy interna.

Deducibilità per l’azienda

Sul fronte dell’impresa, il costo dei rimborsi chilometrici è deducibile dal reddito d’impresa secondo l’art. 95, comma 3, del TUIR, che fissa un tetto legato alla potenza fiscale del veicolo e al tipo di alimentazione. In concreto, se un dipendente usa un’auto molto potente, l’azienda può rimborsargli il costo ACI del suo modello, ma deduce l’importo entro il parametro di legge. Per le flotte miste o le auto di fascia alta conviene far verificare il calcolo al commercialista prima di chiudere l’esercizio.

I documenti da raccogliere

L’esenzione regge solo se l’azienda può dimostrare come è arrivata all’importo. La documentazione interna deve permettere a chiunque, anche in sede di verifica, di ricostruire il calcolo. Per ogni trasferta servono:

• ordine o autorizzazione di trasferta, con data, destinazione e motivo;
• autorizzazione all’uso del mezzo proprio, anche cumulativa se il dipendente viaggia spesso;
• dati del veicolo: targa, marca, modello, alimentazione, come richiesti dal servizio ACI;
• chilometri percorsi, con punto di partenza, tappe e arrivo;
• costo chilometrico ACI applicato e anno della tabella;
• calcolo dell’importo e firma o validazione del responsabile.

Un prospetto riepilogativo mensile per dipendente, firmato e archiviato, rende il controllo molto più rapido. Per impostare il modulo e il flusso di approvazione trovate una guida completa sulla nota spese digitale, mentre per la policy generale di viaggio rimandiamo alla nostra guida sulla gestione delle trasferte dei dipendenti.

Dalla nota spese alla busta paga

Il percorso tipico, descritto anche nella guida di Businessonline citata sopra, segue quattro passaggi:

1. Il dipendente compila la nota spese a trasferta conclusa, con chilometri, tratte e allegati per le spese a parte.
2. Il responsabile o l’ufficio HR controlla e valida la richiesta, verificando autorizzazione e coerenza dei chilometri.
3. L’amministrazione applica il costo ACI del veicolo e calcola l’importo.
4. L’importo approvato entra nella busta paga successiva a quella del mese della trasferta, tra le voci non imponibili.

Il passaggio più delicato è quello tra il punto 3 e il punto 4: i dati devono arrivare al software paghe senza essere ricopiati a mano. Su questo tema abbiamo approfondito l’integrazione con i software paghe. Chi lavora sull’intero ciclo documentale amministrativo trova spunti utili anche nel piano di implementazione per il flusso documentale in contabilità.

Gli errori che costano di più

Nella gestione quotidiana gli errori ricorrenti sono pochi e prevedibili:

• rimborsare il tragitto casa-lavoro di un dipendente con sede fissa;
• usare una tabella ACI dell’anno sbagliato, soprattutto a gennaio;
• applicare un costo forfettario uguale per tutti, invece del parametro del singolo veicolo;
• mescolare chilometri e pedaggi nella stessa voce;
• autorizzare a voce l’uso dell’auto privata, senza traccia scritta;
• ricopiare i dati a mano dal foglio Excel al software paghe, con il rischio di refusi.

Ognuno di questi errori può trasformare un rimborso esente in reddito imponibile o generare contestazioni interne. La soluzione è la stessa in tutti i casi: regole scritte e un flusso digitale che le applichi sempre allo stesso modo.

Il punto di vista di Ingenia

Il rimborso chilometrico sembra una pratica semplice: chilometri per costo ACI. Nelle PMI che seguiamo, però, il problema non è mai la formula. È il percorso dei dati: l’autorizzazione che resta in una mail, i chilometri scritti su un foglio, la tabella ACI aggiornata in ritardo, l’importo ricopiato nel software paghe.

Per questo crediamo che trasferte, presenze e rimborsi debbano vivere nello stesso sistema. Quando l’ordine di trasferta, la nota spese e la presenza del dipendente sono collegati, il controllo diventa immediato e la documentazione richiesta per l’esenzione si forma da sola, passo dopo passo.

Noi sviluppiamo in Italia software pensati per i processi reali delle imprese italiane, con workflow adattabili e integrazione tra i diversi prodotti della suite. Il vero bivio non è tra uomo e macchina, ma tra un’innovazione subita e una guidata con consapevolezza. Anche una nota spese può essere il primo passo.

Ufficio

Trasferte e rimborsi in un’unica suite

HRPRO è il software HR e presenze della suite Ingenia: un punto unico per gestire le informazioni sui dipendenti e integrarle con gli altri strumenti dell’azienda, dal gestionale al CRM. Se volete capire come collegare presenze e trasferte nel gestionale, partite dalla nostra guida su presenze e trasferte integrate.

Volete digitalizzare il ciclo delle trasferte nella vostra azienda? Scoprite HRPRO e la suite Ingenia oppure leggete come scegliere un software HR italiano.

Domande frequenti

Quanto si prende di rimborso per ogni chilometro?

Dipende dall’auto del dipendente: il valore per chilometro è quello indicato dalle tabelle ACI per marca, modello e alimentazione del veicolo. Si moltiplica quel valore per i chilometri percorsi per lavoro. Due dipendenti con auto diverse, sullo stesso tragitto, ricevono quindi importi diversi.

Il rimborso chilometrico è tassato in busta paga?

No, se è calcolato con le tabelle ACI e documentato: non concorre al reddito di lavoro dipendente. Dal 2025 l’esenzione vale anche per le trasferte nel comune della sede. Importi oltre il parametro ACI o privi di documentazione rischiano invece di essere trattati come retribuzione.

Quando viene pagato il rimborso chilometrico?

Di norma con la busta paga successiva a quella del mese in cui si è svolta la trasferta, dopo la validazione della nota spese. I tempi esatti dipendono dalla policy aziendale e dalla chiusura mensile delle paghe.

Serve pagare in modo tracciabile per avere il rimborso chilometrico esente?

No. L’obbligo di tracciabilità introdotto per vitto, alloggio, taxi e NCC non riguarda l’indennità chilometrica. Pedaggi e parcheggi, rimborsati a parte, vanno comunque documentati con le ricevute.

Quali tabelle ACI usare per le trasferte di gennaio 2027?

Le nuove tabelle per il 2027, che l’Agenzia delle Entrate pubblica in Gazzetta Ufficiale entro il 31 dicembre. Le trasferte svolte fino al 31 dicembre 2026 restano calcolate con le tabelle 2026.

Fonti

• Agenzia delle Entrate: Circolare 15/E del 22 dicembre 2025 su trasferte e missioni
• Il Sole 24 Ore: Tabelle ACI 2026, cresce il costo chilometrico per i veicoli fuori produzione
• Money.it: Rimborso chilometrico e tabelle ACI 2026
• Businessonline: come funziona il rimborso chilometrico ai dipendenti
• La Legge per Tutti: quando si ha diritto al rimborso chilometrico

Raccomandati

• Gestione delle trasferte dei dipendenti: regole e rimborsi 2026
• Come Rimborsare il Carburante ai Dipendenti Senza Errori