Distribuzione Cedolini e Documenti Aziendali

Distribuzione cedolini: dalla busta paga cartacea al digitale tracciato

Il modulo Documenti Aziendali di HRPro digitalizza la distribuzione di cedolini, CU, comunicazioni aziendali e contratti. Sostituisce il flusso "stampo le buste paga, le distribuisco a mano in azienda, il consulente del lavoro mi manda 50 PDF da inoltrare uno per uno via email" con un sistema strutturato self-service con tracking della presa visione.

Upload massivo cedolini con riconoscimento automatico

La feature più amata dall'ufficio HR: l'upload massivo di tutti i cedolini del mese in un colpo solo.

1. Il consulente del lavoro genera i PDF dei cedolini con nome file standardizzato (es. RossiMario_05-2026.pdf o CedolinoMaggio_RSSMRA80A01H501Z.pdf).
2. L'HR seleziona tutti i 50 PDF e li trascina nell'area di upload di HRPro.
3. Il sistema riconosce automaticamente il dipendente da nome del file (matching su cognome+nome o codice fiscale).
4. Ogni cedolino viene assegnato al dipendente corretto.
5. L'HR conferma e i cedolini sono pubblicati.

Tempo totale per 50 cedolini: 2 minuti invece di 50 invii email separati.

Categorie di documenti supportate

• Cedolini: busta paga mensile.
• CU: Certificazione Unica annuale.
• Comunicazioni aziendali: circolari, policy, regolamenti.
• Contratti: contratto di assunzione, eventuali integrazioni, lettere disciplinari.
• Privacy e GDPR: informative, accettazioni.
• Documenti formazione: attestati corsi obbligatori (D.Lgs 81/08, GDPR, HACCP).
• TFR: comunicazioni periodiche.

Categorie configurabili per azienda.

Notifiche push al dipendente

Alla pubblicazione del documento, il dipendente riceve notifica push:

• "È disponibile il tuo cedolino di Maggio 2026."
• "Nuova comunicazione aziendale: aggiornamento policy smart working."

Tap → apertura diretta del documento nella PWA. Niente più "non ho ricevuto il cedolino" o "l'email è finita in spam".

Tracking presa visione

Per ogni documento, HRPro registra:

• Quando il dipendente apre il documento (timestamp esatto).
• Da quale dispositivo (IP, user agent).
• Quante volte è stato aperto.

L'HR vede la lista dipendenti con stato:

• 🟢 Visualizzato: ha aperto il documento.
• 🟡 Notificato non aperto: gli è stato notificato ma non ha ancora aperto.
• ⚪ Non disponibile: documento non ancora pubblicato per quel dipendente.

Per documenti che richiedono conferma di lettura legale (es. modifica contratto, accettazione policy), il sistema obbliga il dipendente a cliccare "Ho letto e accetto" — con audit trail.

Notifica all'admin

L'admin/HR riceve notifica push quando il dipendente apre il documento. Utile per:

• Verificare che cedolini siano stati ricevuti correttamente.
• Sollecitare chi non ha ancora aperto comunicazioni importanti.
• Compliance: dimostrazione di consegna in caso di contestazioni.

Filtri e archivio

Il dipendente accede al proprio archivio documentale:

• Filtro per anno e mese.
• Filtro per categoria.
• Ricerca testuale.
• Esportazione batch (es. tutti i cedolini 2025 in un ZIP).

Conservazione decennale

I documenti sono conservati per almeno 10 anni secondo normativa fiscale (art. 2220 c.c. + obblighi specifici). Backup ridondanti, cifratura at-rest.

Vantaggi rispetto alla distribuzione cartacea o via email

Modulo incluso nel core di HRPro. Si integra con notifiche push e con la dashboard personale del dipendente.