Rimborso Spese e Scontrini Aziendali

Rimborso spese aziendali: dal cassetto pieno di scontrini al digitale

Il modulo Rimborso Spese di HRPro digitalizza completamente la gestione di scontrini, ricevute e ricevute fiscali che il dipendente sostiene per conto dell'azienda. Sostituisce il classico flusso "raccolgo scontrini in tasca per un mese, li consegno all'ufficio HR a fine mese, l'HR li copia in Excel, il consulente li copia nel cedolino".

Tipologie di spese gestite

• Scontrini ristoranti: per pasti durante trasferte.
• Carburante: per dipendenti con auto aziendale.
• Pedaggi autostradali: con carta o cash.
• Parcheggi: zone blu, garage.
• Trasporti pubblici: treno, aereo, taxi, autobus.
• Pernottamenti: hotel per trasferte.
• Materiali di consumo: cancelleria, piccoli acquisti operativi.
• Telefonate aziendali: rimborsi su consumo telefono personale.
• Tipologie custom: configurabili per azienda.

Caricamento da app in 30 secondi

Il dipendente, subito dopo aver fatto la spesa, apre la PWA HRPro:

1. Tap "Nuova spesa".
2. Foto dello scontrino direttamente dalla fotocamera del telefono.
3. Inserisce tipologia, importo, data, mese di riferimento per la rendicontazione.
4. Aggiunge note opzionali (es. "trasferta cliente Rossi del 15/05").
5. Submit.

Niente più "raccolgo scontrini in tasca → li perdo → non vengo rimborsato". La spesa è caricata immediatamente nel sistema.

Modifica e eliminazione

Il dipendente può modificare/eliminare spese solo finché non sono state approvate. Una volta approvate, sono bloccate per garantire integrità del flusso amministrativo.

Approvazione manager

Il responsabile riceve notifica push:

• "Marco ha caricato 3 nuove spese del mese (totale 87 €)."
• Apre la lista, vede ogni scontrino con foto.
• Approva o rifiuta con motivazione (es. "Non rimborsabile, fuori policy aziendale").

Approvazione singola o batch (tutte insieme con un click).

Integrazione automatica con cedolino

Il vero valore aggiunto: a fine mese, l'export consulente include automaticamente:

• Totale spese del mese per ogni dipendente.
• Categorizzazione per tipologia (per fini fiscali).
• Allegati scontrini in PDF unico per ogni dipendente.

Il consulente non deve raccogliere e digitalizzare scontrini cartacei: arrivano già strutturati. Il dipendente vede la spesa rimborsata nel cedolino del mese giusto.

Limiti e validazioni

• Limite file: 5MB per scontrino (sufficiente per foto JPG/PDF).
• Formati ammessi: PDF, JPG, PNG.
• Importi anomali: alert manager se spesa > soglia configurata (es. > 500 €).
• Doppia spesa: warning se due spese identiche in 24h (rilevamento duplicati).

Casi d'uso tipici

• Commerciali in trasferta: scontrini di ristoranti, carburante, autostrada.
• Tecnici esterni: rimborsi km, parcheggi, materiali di consumo.
• Eventi e fiere: spese di trasferta multi-giorno.
• Smart working: rimborsi per utenze di casa (in alcuni CCNL).

ROI

Caso azienda 30 dipendenti con frequenti trasferte:

• Tempo HR raccolta scontrini cartacei: 4-6 ore/mese × 25 €/h = 100-150 €/mese.
• Tempo HR digitazione/Excel: 8-12 ore/mese × 25 €/h = 200-300 €/mese.
• Scontrini persi (non rimborsati per smarrimento): 200-500 €/mese di soldi che il dipendente perde — frustrazione.

Risparmio totale con HRPro: 4.000-8.000 €/anno + soddisfazione del personale.

Modulo opzionale. Si integra con timbratura (per identificare giorni di trasferta) e con export consulente.